การบริหารจัดการโครงการ (Project management) เป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันสูง การบริหารโครงการที่ดีจึงเป็นสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญอย่างมาก
ยกตัวอย่าง เมื่อสองปีก่อน บริษัท XYZ ได้รับโครงการใหญ่จากลูกค้าที่สำคัญ แต่เมื่อโครงการเริ่มต้น กลับพบว่ามีปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการออกแบบ รวมไปถึงข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง สิ่งเหล่านี้ทำให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างล่าช้าและใช้เวลานานกว่าที่คาดหวัง เพื่อที่จะช่วยแก้ไขปัญหาในโครงการ บริษัท XYZ จึงตัดสินใจที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับการบริหารโครงการ พบว่าการบริหารโครงการที่ดีคือสิ่งที่ต้องการ เพราะการบริหารโครงการที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ควบคุมต้นทุน และลดเวลาในการดำเนินโครงการ

แล้วต้องเริ่มต้นอย่างไร
การบริหารโครงการที่ดีควรเริ่มจากจุดเริ่มต้นที่ดีมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงดังนี้

1. การวางแผนที่ดี โดยคำนึงถึงขอบเขตของโครงการ วัตถุประสงค์ที่ต้องการ เป้าหมายที่ต้องการให้โครงการบรรลุถึง รวมถึงระยะเวลาและงบประมาณที่สอดคล้องกัน
2. การติดตามและควบคุมโครงการเป็นสิ่งสำคัญอีกด้วย เพื่อให้ทุกคนภายในทีมเข้าใจเป้าหมายและเป็นไปตามแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การตรวจสอบงานและการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาส่งผลกระทบต่อโครงการ
3. การสื่อสาร การทำงานร่วมกันในทีมโครงการ จะช่วยป้องกันไม่ให้มีข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ
4. รายงานผลดำเนินงาน ตรวจสอบเป้าหมายและความสำเร็จของงานอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้ผู้บริหารโครงการมีเวลาและวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการบริหารโครงการได้ย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพได้ทันท่วงที

การบริหารโครงการด้วยเทคโนโลยี Cloud ดีอย่างไร
เมื่อธุรกิจเติบโตมีโครงการใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย การบริหารโครงการยุคดิจิทัล เราใช้เทคโนโลยี Cloud เข้ามาช่วยให้ผู้บริหารโครงการและทีมงาน สามารถจัดเก็บข้อมูลและสื่อสารในที่เดียวกัน ซึ่งจะช่วยลดเวลา ความซับซ้อนและเพิ่มความสะดวกในการทำงาน นอกจากนี้ยังมีการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ เช่น ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ระบบการติดตามความคืบหน้า ระบบจัดการทีม และระบบรายงานที่มีมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ ทำให้ผุ้บริหารและทีมงานสามารถตรวจสอบ และติดตามงาน แก้ไขปัญหาต่างได้ทันที

ระบบบริหารโครงการยุคดิจิทัลที่ดีความมีคุณลักษณะสำคัญอะไรบ้าง
สำหรับบริษัททีมีโครงการจำนวนมากและต้องการหาเครื่องมือดิจิทัลมาช่วยในการบริหาโครงการเพื่อเร่งการเติบโตธุรกิจ ควรตรวจสอบคุณลักษณะของเครื่องมือ ซึ่งควรมีลัดษณะเด่นๆดังนี้

1. จัดการงานโครงการ: จัดการงานโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเชื่อมต่อการทำงานของทีมงาน และช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามและควบคุมการดำเนินงานของโครงการได้อย่างง่ายดาย
2. วางแผนและกำหนดงบประมาณ: รองรับการวางแผนโครงการและกำหนดงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเป้าหมายและกำหนดวิธีการใช้งบประมาณให้เหมาะสมกับโครงการ
3. จัดการเวลา: ระบบจะช่วยให้ผู้ใช้วางแผนเวลาและกำหนดกิจกรรมต่างๆ ภายในโครงการ และแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา
4. จัดการทรัพยากร: ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการทรัพยากรต่างๆ ในโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นการจัดการบุคคล อุปกรณ์ เครื่องมือ ยานพาหนะ และ ทรัพยากรอื่นๆ
5. บันทึกเวลา (Time Tracking System) – เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกเวลาทำงานของพนักงานได้ตามโครงการแต่ละอย่าง และช่วยให้ผู้บริหารโครงการสามารถเช็คการใช้เวลาในการทำงานของทีมได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะช่วยให้สามารถวางแผนงานและกำหนดเป้าหมายการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. จัดการงาน (Task Management System) – เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการงานต่างๆ ในโครงการได้อย่างมีระบบและองค์ประกอบของงานได้ชัดเจน โดยระบบจัดการงานนี้จะช่วยให้สามารถตรวจสอบสถานะของงาน กำหนดกำหนดเวลาการทำงานและให้แจ้งเตือนเมื่อเวลาใกล้ถึง เพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. สื่อสารทีมงาน (Communication System) – เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมงานสามารถสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เช่น การส่งข้อความแบบ real-time การสร้างกระทู้หรืออีเมล์เพื่อติดตามสถานะงาน ความเสี่ยง และการแก้ไขปัญหา
8. รายงาน (Dashboard) – ผู้ใช้สามารถเรียกดูรายงานความสำเร็จ และการดำเนินโครงการ เช่น รายงานสรุปความคืบหน้าโครงการ รายงานการใช้งานทรัพยากร รายงานการใช้งานงบประมาณ รายงานเกี่ยวกับสถานะของงาน รายงานเกี่ยวกับแผนงาน และ รายงานเกี่ยวกับความเสี่ยงและการดำเนินการ
9. อื่นๆ ได้แก่การสร้างแผนการทำงาน การติดตามความคืบหน้า การจัดการทรัพยากร การวางแผนการเงิน การจัดการความเสี่ยง การวิเคราะห์และรายงานผล การแจ้งเตือนเมื่อมีงานที่ต้องทำ การบันทึกประวัติการทำงาน การคำนวณเวลาในการทำงาน โปรแกรมบริหารโครงการที่ดีนั้นควรสามารถรองรับการทำงานร่วมกันของทีมงาน โดยมีฟังก์ชันในการแชร์งาน กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ เช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อีเมล และโปรแกรมการจัดการงานอื่นๆได้

โดยสรุปคุณลักษณะของระบบบริหารโครงการที่ดีนั้นควรมีเป็นพื้นฐาน คือ การสร้างแผนการทำงาน การติดตามความคืบหน้า การจัดการทรัพยากร การวางแผนการเงิน การจัดการความเสี่ยง การวิเคราะห์และรายงานผล การรองรับการทำงานร่วมกันของทีมงาน โดยเใช้งานง่าย น่าเชื่อถือ และมีความเสถียรสูง

TAGS : #Indigy #MicrosoftProjectOnline #ProjectManagement #ProjectOnCloud