INDIGY ชวนองค์กรกลับมามอง Process ให้ชัด ก่อนเริ่ม Automation

จบไปแล้วกับ Webinar Business Automation: “งาน 30 นาที ทำไมต้องรอ 3 วัน?” โดย คุณณัฐกฤตา ภูมิสวาย, Consulting & Success Manager จาก INDIGY ที่ชวนผู้เข้าร่วมกลับมาสำรวจเรื่องใกล้ตัวในองค์กรว่า ทำไมงานบางอย่างใช้เวลาทำจริงเพียงไม่นาน แต่กว่าจะจบกลับใช้เวลาหลายวัน

หนึ่งในประเด็นสำคัญจาก Webinar ครั้งนี้ คือ เวลาของงานไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะช่วงที่คนกำลังลงมือทำ หลายครั้งเวลาส่วนใหญ่กลับอยู่ระหว่าง การรอข้อมูล การตรวจสอบ การอนุมัติ การส่งต่อ การติดตามสถานะ และการแก้ไขข้อมูลซ้ำ เมื่อขั้นตอนเหล่านี้กระจายอยู่ใน Email, Chat, Excel หรือหลายระบบพร้อมกัน งานที่ดูเหมือนง่ายจึงอาจใช้เวลานานกว่าที่ควร

.

เริ่ม Automation จาก Process ที่เห็นภาพชัดก่อน

ก่อนนำ Automation เข้ามาใช้ องค์กรควรเห็นกระบวนการทำงานของตัวเองให้ชัดว่า งานเริ่มจากตรงไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ งานอยู่ในสถานะอะไร ต้องส่งต่อให้ใคร และขั้นตอนไหนกำลังใช้เวลามากที่สุด

ภายในงานมีการแชร์หลักคิด 3R เพื่อช่วยเลือก Process ที่เหมาะสำหรับการเริ่มต้น ได้แก่ Repeat งานที่เกิดขึ้นซ้ำเป็นประจำ, Rule งานที่มีเงื่อนไขหรือกติกาชัดเจน และ Route งานที่ต้องส่งต่อ ตรวจสอบ หรืออนุมัติระหว่างคนหรือหลายฝ่าย เมื่อ Process มีลักษณะเหล่านี้ เราจะมองเห็นจุดเริ่มต้นของ Workflow Automation ได้ง่ายขึ้น และสามารถเลือกปรับจากงานที่เกิดขึ้นจริงในองค์กรก่อน โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากโครงการขนาดใหญ่

.

จากงานที่ต้องคอยตาม สู่ Workflow ที่เห็นสถานะได้ชัดขึ้น

ในช่วง Live Demo ผู้เข้าร่วมได้เห็นตัวอย่างการเปลี่ยนงานที่เดิมต้องส่งข้อมูลไปมา ตรวจสอบ อนุมัติ และคอยถามสถานะ ให้กลายเป็นกระบวนการที่เดินต่อได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปแบบที่ชัดเจน ระบบสามารถช่วยส่งต่องาน แจ้งเตือน ติดตามสถานะ และรวบรวมข้อมูลสำหรับการรายงานได้ ขณะที่ผู้รับผิดชอบในแต่ละฝ่ายยังคงทำหน้าที่ตัดสินใจและดูแลส่วนงานของตัวเองเหมือนเดิม แนวทางนี้ช่วยลดงานประสานที่เกิดซ้ำ ทำให้เห็นว่าเรื่องอยู่ที่ใคร และช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานร่วมกันได้ต่อเนื่องขึ้น ค่อย ๆ เปลี่ยนจาก Digitize ไปสู่ Automate และ Optimize

.

อีกหนึ่งแนวคิดจากงาน คือการพัฒนา Process อย่างเป็นลำดับ เริ่มจาก Digitize จัดข้อมูลและงานที่กระจัดกระจายให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จากนั้นจึง Automate ขั้นตอนที่สามารถเดินต่อได้อย่างเป็นระบบ เช่น การส่งต่อ การอนุมัติ และการแจ้งเตือน เมื่อเริ่มมีข้อมูลจากการทำงานจริง องค์กรจึงสามารถเข้าสู่ช่วง Optimize โดยนำข้อมูลกลับมาดูว่าขั้นตอนไหนใช้เวลานาน จุดไหนเกิดปัญหาบ่อย และส่วนใดควรได้รับการปรับปรุงต่อ วิธีคิดนี้ช่วยให้การทำ Business Process Automation มีจุดเริ่มต้นและเป้าหมายที่ชัดเจนขึ้น เพราะการปรับ Process สามารถอ้างอิงจากข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง ไม่ได้พึ่งเพียงความรู้สึกของคนในทีม

.

WORK+ Automate จากฟอร์มหนึ่งใบ สู่กระบวนการทำงานทั้งระบบ

ภายใน Webinar ยังมีการแนะนำ WORK+ Automate ซึ่งเป็น Business Process Platform ของ INDIGY สำหรับออกแบบและบริหาร Workflow บนแพลตฟอร์มเดียว ครอบคลุมตั้งแต่ Digital Form, Workflow, Approval, Notification, Dashboard และ Integration

เมื่อองค์ประกอบเหล่านี้เชื่อมต่อกัน องค์กรสามารถมองเห็น Process ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง เห็นผู้รับผิดชอบและสถานะของงาน รวมถึงนำข้อมูลที่เกิดขึ้นมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการทำงานต่อได้

จุดที่น่าสนใจจึงไม่ได้อยู่เพียงการเปลี่ยนแบบฟอร์มกระดาษให้เป็นออนไลน์ แต่เป็นการเชื่อม ข้อมูล คน และขั้นตอนการทำงาน ให้ทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น และสามารถต่อยอดไปยัง Process อื่นเมื่อองค์กรพร้อม

.

เริ่มจากหนึ่ง Process แล้วค่อยขยาย

สิ่งที่เราอยากฝากจาก Webinar ครั้งนี้คือ องค์กรไม่จำเป็นต้องเริ่ม Automation พร้อมกันทุกกระบวนการ

ลองเลือก หนึ่ง Process ที่เกิดขึ้นบ่อย มีปัญหาชัด และสามารถวัดผลได้ จากนั้นทำให้เส้นทางของงาน ผู้รับผิดชอบ สถานะ และขั้นตอนถัดไปมองเห็นได้ตั้งแต่ต้นจนจบ เมื่อ Process แรกเริ่มเห็นผล องค์กรจะมีทั้งประสบการณ์และข้อมูลจริงสำหรับตัดสินใจว่าจะต่อยอดไปยัง Workflow ใดต่อ ซึ่งเป็นแนวทางเดียวกับ Key Takeaways ที่สรุปไว้ในช่วงท้ายของงาน

สำหรับ INDIGY การทำ Business Automation เริ่มต้นจากการเข้าใจการทำงานจริงขององค์กรให้ดีพอ แล้วจึงเลือกใช้ Technology ในจุดที่ช่วยให้งานเดินได้คล่องขึ้น มองเห็นได้มากขึ้น และสร้างผลลัพธ์ที่วัดได้

สำหรับท่านที่ต้องการทดลองใช้งาน Work+ Automate สามารถ Add Line: @indigy พิมพ์ข้อความ ” webinar ” ในช่องแชท และรับลิงค์ ลงทะเบียนใช้ฟรีได้เลย หรือหากท่านต้องการใหเจ้าหน้าที่ติดต่อกลับสามารถพิมพ์ข้อความ “ติดต่อแอดมิน” ได้เลย

ขอบคุณทุกท่านที่มาร่วมแลกเปลี่ยนมุมมองเรื่อง Business Automation, Workflow Automation, Business Process Automation, Process Improvement, Process Optimization และ Digital Transformation ไปกับ INDIGY

แล้วพบกันใหม่ในกิจกรรมครั้งต่อไป

.

ติดต่อ INDIGY

Website : www.Indigy.com
🟩 LINE: @indigy
📞 ฝ่ายขาย: 02-072-1900 ต่อ 1
📩 Email: Marketing@indigy.com
📘 Facebook: Indigy Connext

Tag : #INDIGY #WORKPlusAutomate #BusinessAutomation #WorkflowAutomation #BusinessProcessAutomation #ProcessImprovement #ProcessOptimization #OperationalEfficiency #DigitalTransformation